Bestuursverslag

Bestuursverslag

Onze missie en visie

Elkien is een realistische buur(t)corporatie voor beter wonen in Fryslân met betaalbare, goede woningen voor iedereen. Daaraan werken we elke dag, door te bouwen aan kansrijke buurten waar mensen zich thuis voelen. Dit deden we in acht gemeenten: Leeuwarden, Súdwest-Fryslân, Opsterland, Heerenveen, De Fryske Marren, Littenseradiel, Tytsjerksteradiel en Smallingerland.

Onze doelen

In het jaarplan van 2017 staan de belangrijkste doelen van Elkien:

  • 100% klantbeleving.
  • Een goede en betaalbare vastgoedportefeuille.
  • Een wendbare organisatie.

Binnen deze kaders is in 2017 gewerkt aan het optimaliseren van de dienstverlening aan onze klant, enerzijds door woningen te verduurzamen en te verbeteren, anderzijds door meer van onze diensten digitaal aan te bieden en onze interne organisatie daar op aan te passen.

Naast het verduurzamen van 484 woningen is ook de doorontwikkeling van ketensamenwerking ter hand genomen en is het proces van vastgoedsturing verbeterd. Daarbij is met de huurdersorganisaties gewerkt aan het in 2018 nieuw vast te stellen woninglastenbeleid.

Klantbeleving

Sinds 2012 meten we structureel de tevredenheid van onze huurders. Voor 2017 hebben wij ons ten doel gesteld gemiddeld een 7.5 te scoren. We hebben een score van 7.3 gerealiseerd. We meten de klanttevredenheid op het betrekken, repareren en verlaten van de woning en op de dienstverlening. Ten opzichte van 2016 scoren wij op drie onderdelen gemiddeld 0.3 punten hoger. De dienstverlening van de klantenservice is gestegen van 7.5 naar 7.7. Elkien heeft in de Aedesbenchmark een C gescoord op klanttevredenheid met een gemiddelde van een 7.2.

Centraal staat het voortdurend leren en verbeteren van de dienstverlening door feedback van de klanten. Om de digitale dienstverlening aan onze klant verder te verhogen, zijn er diverse applicaties ontwikkeld in 2017. Onze nieuwe huurders kunnen nu bijvoorbeeld de huurovereenkomst digitaal ondertekenen en meervoudige reparatieverzoeken digitaal indienen en afspraken wijzigen. Daarnaast is de kennisbank actueel zodat we in principe 80% van de vragen in één keer kunnen beantwoorden. Dit geldt ook voor de persoonlijke gesprekken. Door op de vestigingen alleen nog op afspraak te werken, hebben we meer tijd en kunnen we ons beter voorbereiden op het gesprek met de huurder die ons nodig heeft.

Een goede en betaalbare vastgoedportefeuille

Betaalbaarheid, huur en verhuur.

Elkien staat voor betaalbaar wonen, nu en in de toekomst. We blijven zorgen voor voldoende goedkope en betaalbare woningen voor huurders met een laag inkomen, onze doelgroep. Mensen die meer kunnen betalen, dagen we uit om zelf in hun woonruimte te voorzien of een marktconforme prijs te betalen. Zij houden ten onrechte goedkope woningen bezet. Elkien slaagt er goed in om voldoende goedkope en betaalbare woningen te bieden, zeker ten opzichte van landelijke gemiddelden.

We vinden het belangrijk dat huurders met de laagste inkomens een woning kunnen huren. Naast de hoogte van de huur zijn de energielasten bepalend of een woning betaalbaar is. Samen met de huurdersorganisaties is in 2017 de eerste aanzet gedaan tot een nieuw woninglastenbeleid.

Sinds het invoeren van de woningwet werken we met de passendheidstoets. Aan huishoudens met een laag inkomen (tot aan de huurtoeslaggrens) mogen we alleen goedkope woningen toewijzen (woningen met een huurprijs tot aan de aftoppingsgrens). Elkien heeft in 2017 98% van de woningen passend toe gewezen. We houden ook de huurverhoging voor onze zittende huurders met een laag inkomen zo beperkt mogelijk. Elkien heeft daarom in 2017 een inflatievolgende huurverhoging (0,3%) toegepast, voor huishoudens met een inkomen tot € 40.349. Voor huishoudens met een inkomen boven € 40.349 is een huurverhoging van maximaal 4,3% toegepast.

Woningzoekenden Accolade en Elkien aantal percentage
Tussen 18 en 30 jaar 27 066 40%
Tussen 30 en 50 jaar 23 219 34%
Vanaf 50 jaar 17 868 26%
Totaal 68 153 100%
     
Toewijzingen DAEB < € 710,68 2072  
Toewijzingen inkomens < € 36.165 2059  
Toewijzingen inkomens > € 36.165 128  
     
Getekende huurovereenkomsten 2245  
Waarvan woningcontracten 2187  

In 2017 is een aantal maatregelen getroffen om leegstand van woningen terug te dringen en nieuwe verhuringen zo snel mogelijk plaats te laten vinden. Zo worden woningen dagelijks geadverteerd en Open-Huis-dagen worden georganiseerd. Daarnaast zijn medewerkers opgeleid in leegstandsbeheer.

De huurachterstanden van zowel zittende huurders als vertrokken huurders is, ten opzichte van 2016, gedaald met € 303.000. Het proces van huurincasso is verbeterd. Dit heeft er toe geleid dat Elkien alle werkzaamheden, die tot ultimo 2017 waren uitbesteed, weer volledig in eigen beheer gaat uitvoeren. Hiermee verwachten wij door betrokken medewerkers en een persoonlijke benadering van huurders in een vroeg stadium, dat het aantal overdrachten naar de deurwaarder beperkt zal worden en dat betalingsachterstanden voorkomen en sneller ingelopen worden.

In 2017 is een gezamenlijk analyse van de vraag naar en het aanbod van sociale huurwoningen in de dorpen. De gemeente Leeuwarden voert deze afspraak samen uit met de gemeente Littenseradiel en Franekeradeel gelet op de fusie (Waadhoeke), Súdwest Fryslân en Opsterland. Middels enquêtes en beschikbare data en informatie is een analyse gemaakt van de vraag en het aanbod in een aantal kleine kernen in de genoemde gemeenten. Partoer is gevraagd om op basis van de beschikbare informatie een advies uit te brengen. Begin 2018 is een gezamenlijke rapportage uitgebracht (met een beperkt aantal dorpen als pilot) om te komen tot een beleid voor de dorpen.


Kwaliteit van het bezit, verduurzaming en kwaliteitsmeting

Elkien werkt aan een kwalitatief goede en duurzame portefeuille. De ingrepen per woning zijn afhankelijk van de huidige staat en aard van de woning. Naast investeringen in het energieneutraal en zorgklaar maken van woningen, worden uitgaven gedaan in planmatig onderhoud, asbestverwijdering en onderhoud aan keukens, douches en toiletten. Dit wordt per complex en per woning bepaald. Deze ambitie kent een hoog investeringsniveau per woning. 

De hoge duurzaamheidsambitie is in 2016 geformuleerd op basis van een aantal uitgangspunten waaronder met name een beoogde kostprijsdaling van ingrepen, waarmee ook naast het maatschappelijk rendement, een bedrijfseconomisch verantwoorde keuze wordt gemaakt. In 2017 is gebleken dat niet voldoende voldaan kan worden aan de geformuleerde uitgangspunten. Bovendien is qua logistiek en planning gebleken dat de hoge ambities van Elkien het karakter heeft van 'de kelder naar de zolder'. Samen met Aedes concluderen wij dat een stapsgewijs uitgevoerde duurzaamheidsambitie een groter effect heeft voor een groter deel van onze woningportefeuille en voor de betaalbaarheid en beleving van onze huurders.

Elkien blijft daarmee ambitieus maar betaalt niet de hoge prijs in financiële zin en qua inspanningen als koploper. Dit heeft enerzijds op de korte termijn invloed gehad op de keuze voor de aard van de duurzaamheidsinvesteringen in 2018 en anderzijds op de behoefte tot bijstelling van het lange termijn strategische portefeuilleplan. Deze bijstelling wordt in 2018 uitgevoerd en de resultaten daarvan worden vertaald in een herijking van de korte termijn en middellange termijn investerings- en onderhoudsplanning. Dit binnen de context van een financiële meerjarenplanning die uitgaat van continuïteit, uitgaande van de eigen financiële kaders.

Naast de bijstelling van de portefeuillestrategie in 2018 is in 2017 de ketensamenwerking geëvalueerd met de ketenpartners. Op basis van extern onderzoek is er een stappenplan ontwikkeld om te komen tot ketensamenwerking 2.0 en zal in 2018 een optimalisatie plaatsvinden. We verwachten hiermee de opgave van de duurzaamheidsambitie efficiënter en goedkoper in te kunnen vullen.

Verloop in het bezit

Verloop in het bezit
Verloop  
Aantal vhe 31-12-2016 21 121
Verkoop 216
Complexmatige verkoop 142
Sloop 133
Nieuwbouw 107
Administratieve wijzigingen 2
Aantal vhe 31-12-2017 20 739

Portefeuilleverdeling naar type woning en gemeente

Portefeuilleverdeling naar type woning en gemeente

Portefeuilleverdeling naar type woning en gemeente
Gemeente Type woning            
  Vrijstaand 2^1 kap Hoek/tussen Potiekflat Galerijflat Overige Totaal
De Fryske Marren - 14 46 - - - 60
Heerenveen - 60 343 33 162 - 598
Leeuwarden 4 142 3 920 2 800 2 474 162 9 502
Littenseradiel 1 150 363 19 - - 533
Opsterland 29 707 949 67 502 - 2 254
Smallingerland - 2 20 10 37 - 69
Sudwest Fryslan 3 615 3 387 818 1 352 24 6 199
Tytsjerksteradiel - - - 15 - - 15
Totaal 37 1 690 9 028 3 762 4 527 186 19 230
               
DAEB 33 1 513 8 565 3 689 4 305 186 18 291
niet-DAEB 4 177 463 73 222 - 939
Totaal 37 1 690 9 028 3 762 4 527 186 19 320

Mutaties in het bezit

Mutaties in bezit

Mutaties in het bezit
Gemeente 12/31/2016 Aankoop Sloop Verkoop Bouw 12/31/2017 Woningverbetering
De Fryske Marren 60 - - - - 60 -
Heerenveen 629 - 37 5 11 598 -
Leeuwarden 9 616 - 92 65 43 9 502 226
Littenseradiel 686 - - 153 - 533 -
Opsterland 2 269 - - 27 12 2 254 40
Smallingerland 72 - - 3 - 69 -
Sudwest Fryslan 6 251 - 4 89 41 6 199 218
Tytsjerksteradiel 16 - - 1 - 15 -
Totaal 19 599 - 133 343 107 19 230 484
               
DAEB 18 624 - 133 307 107 18 291 484
niet-DAEB 975 - - 36 - 939 -
Totaal 19 599 - 133 343 107 19 230 484

Verduurzaming

Elkien heeft een hoge ambitie als het gaat om het verduurzamen van het woningbezit. We streven naar een gemiddeld energie neutrale portefeuille met sociale huurwoningen. Onze huurders zijn dan niet langer afhankelijk van prijsschommelingen op de energiemarkt en we leveren een maatschappelijke bijdrage aan de door stakeholders gewenste verduurzaming van Friesland. De woningen zijn indien nodig gemakkelijk geschikt te maken voor het verlenen van zorg. We noemen dit zorgklaar. Onze woningen zijn geconcentreerd in de grotere kernen van ons werkgebied, want daar willen onze (toekomstige) huurders wonen.

Energielabels

Elkien zet zich al jarenlang in voor verbetering van de energielabels van haar woningen. Daarmee willen we voor onze huurders het comfort verhogen en de energielasten verlagen. Het energielabel voor woningen geeft met de klassen A (groen, zeer zuinig) tot en met G (rood, zeer onzuinig) aan hoe energiezuinig een huis is in vergelijking met soortgelijke huizen. Ultimo 2017 bestaat de portefeuille voor 40% uit woningen met een energielabel C of hoger.

Ingrepen in het bezit

Onderstaand schema toont welke ingrepen zijn uitgevoerd om onder andere het energielabel te verbeteren

Ingrepen in het bezit
Ingrepen in bezit         Aantal 2017 % van totaal aantal woningen
Woningverbetering (het verbeteren van de isolatie en installaties)         484 2,52%
Vervangen van oude cv ketels door moderne HR ketels         419 2,18%
Geriefsverbeteringen (cv installaties, isolerend glas, spouw- en vloerisolatie en overige geriefsverbeteringen)         174 0,90%
Sloop         133 0,69%
Nieuwbouw         107 0,56%
Verkoop         358 1,86%
Totaal         1 675 8,71%

Om de energielabels van onze woningen verder te verhogen, zetten we deze ingrepen in ons woningbezit voort.

Inspanningen instandhoudings- en serviceonderhoud

Het voor 2017 geplande onderhoud aan de woningen is uitgevoerd.

Inspanningen instandhoudings- en serviceonderhoud
Soort onderhoud         Aantal Bedrag (x € 1.000)
Planmatig onderhoud (o.a. buitenschilderwerk, ketelvervanging, verbetering bestrating)         2 027 9 594
Planmatig onderhoud interieur (vervangen van keukens, douches en toiletten)         286 3 712
Contractonderhoud (o.a. onderhoud cv, liften en installaties)         17 364 3 627
Dagelijks onderhoud (excl. asbest)         9 422 9 898
Asbest dagelijks en planmatig onderhoud         398 1 012
VVE casco-onderhoud         732 345
Opgenomen onder lonen en salariskosten Servicebedrijf           0
Totaal instandhoudingsonderhoud           28 188

Conditiemeting

Conditiemeten verlaagt de onvoorspelbaarheid van de onderhoudsstaat van de woningen. De objectieve bepaling van de conditie van ons bezit is input voor onze vastgoedsturing, assetmanagement en complexmatige verkoop. Daarnaast stelt het WSW steeds meer eisen aan de kwaliteit van de portefeuille, om op basis daarvan in te kunnen schatten hoe de toekomstige kasstromen gaan verlopen. Regelmatige conditiemetingen leiden tot een betere kwaliteit van het onderhoudsbeleid en de onderhoudsprognose. De gemiddelde score van de complexen is 1.46, op de schaal van 1 t/m 6, waarbij 1 het best is. De conditiemeting is in 2016 gestart en in 2017 afgerond.

Bod en prestatieafspraken

Het proces Bod 2018 is geëvalueerd en de hierin benoemde leer- en verbeterpunten zijn meegenomen voor het Bod 2019. Elkien is trots dat in 2017 veel van de woningen, die we hebben afgesproken met de gemeenten, zijn gerealiseerd. 355 woningen van de 572 woningen die in de prestatieafspraken opgetekend waren voor 2017,  zijn verbeterd of gerealiseerd in 2017. 273 woningen worden begin 2018 opgeleverd. Daarnaast zijn er in 2017 nog 210 woningen verbeterd die voor de prestatieafspraken van 2016 opgetekend waren.

Naast afspraken over de vastgoedproductie maken Elkien en haar stakeholders ook afspraken over de samenwerking in het sociaal domein. Zaken die te maken hebben met leefbaarheid en zichtbaarheid in wijken en buurten, het vitaal houden van het platteland, woonbegeleiding van kwetsbare doelgroepen en financiële zelfredzaamheid van huurders.

Een wendbare organisatie

De ontwikkelingen in onze omgeving vragen om een flexibele en toekomstbestendige Elkien-organisatie. Het bereiken van onze strategische doelstellingen vraagt om nog meer effectiviteit en efficiëntie van onszelf en met anderen. De term ‘wendbaarheid’ staat voor het vermogen om snel en creatief in te kunnen spelen op veranderende omstandigheden en specifieke vragen. Een effectief en efficiënt ingerichte organisatie is daarbij een belangrijke randvoorwaarde.

De kernwaarden in het DNA van Elkien zijn ‘dienstbaar en duidelijk’. We hebben daarom ‘hostmanship’ geïmplementeerd in de organisatie; onze ambitie is dat huurders en stakeholders ervaren dat de diensten verleend worden door betrokken medewerkers die oplossingen bieden die als goed worden ervaren. Betrokken medewerkers zijn gebaat bij een goed ingerichte organisatie en digitale systemen. Daarom heeft Elkien in 2017 gewerkt aan de herinrichting van de afdeling Service & Dienstverlening, ICT en Financiën & Middelen. Er is een verbeteranalyse gemaakt gericht op de IT-ondersteuning van de kernprocessen van Elkien en online tools zijn ingericht voor de huurder. Het huurincassoproces is gewijzigd. Het voorkomen van huurachterstanden krijgt meer aandacht door in een vroeg stadium het gesprek met de huurder aan te gaan. Elkien heeft daarom de huurincasso weer geheel zelf ter hand genomen.

Betrekken bewoners

Elkien overlegt en werkt samen met bewoners om goed en betaalbaar wonen in Friesland vorm te geven. We toetsen onze taakopvatting en speerpunten en de uitvoering daarvan regelmatig bij onze huurders en hun vertegenwoordigers. We zoeken zowel met individuele huurders als met hun vertegenwoordigende organisaties de dialoog, opdat er wederzijds begrip ontstaat voor zienswijzen, belangen en behoeften.

Overleg huurdersorganisaties

Elkien werkt samen met twee huurdersorganisaties:

  • Stichting Huurdersplatform Nieuw Elan (hierna: Nieuw Elan) voor de plaatsen Leeuwarden, Wytgaard, Drachten en Sneek (met uitzondering van het Boschplein). Aantal huurders van Elkien die lid zijn van Nieuw Elan: 8.680.
  • Huurdersvereniging De Bewonersraad (hierna: De Bewonersraad) voor de gemeenten Opsterland, Littenseradiel, Heerenveen, De Fryske Marren, het buitengebied van de gemeente Súdwest Fryslân, het Boschplein in Sneek en het buitengebied van de gemeente Leeuwarden (voormalig Boarnsterhim). Aantal huurders van Elkien die lid zijn van De Bewonersraad: 5.369.

Vier keer per jaar overlegt Elkien op bestuursniveau met de huurdersorganisaties. Daarnaast overleggen we regelmatig op uitvoerings- en beleidsniveau met beide organisaties en de aan de huurdersorganisaties verbonden bewonerscommissies. Eenmaal per jaar overleggen de huurdersorganisaties met de Raad van Commissarissen. Voor 2018 is afgesproken om vaker overleg te voeren. De contacten verlopen plezierig, zijn constructief en leveren ons nuttige adviezen op. De huurdersorganisaties zijn actief betrokken bij het maken van prestatieafspraken in de gemeenten. In 2017 is gestart met het formuleren van het woninglastenbeleid door middel van de scrum methodiek. De huurdersorganisaties stellen samen met Elkien het beleid op. In 2018 wordt dit afgerond.

De huurdersorganisaties gaven in 2017 gevraagd en ongevraagd advies over:

  • Complexmatige verkoop van woningen;
  • Verkoop woningen aan Wonen NoordWest Friesland;
  • Huurverhoging 2017;
  • Jaarverslag 2016;
  • Jaarplan 2018 en daarin opgenomen begroting 2018;
  • Voorgenomen biedingen voor de prestatieafspraken 2018;
  • Scheiding DAEB en niet-DAEB;
  • Woonruimtebemiddeling;
  • Proces huurincasso;
  • Toewijzingsbeleid;
  • Huisvesting statushouders Súdwest-Fryslân;
  • Woningverbeterings- en sloopnieuwbouwprojecten;
    • De Vlet te Grou;
    • J. Eijsingastrjitte te Gorredijk;
    • Auke Stellingwerfstraat te Leeuwarden;
    • De Bird 4- en 7-hoog te Leeuwarden;
    • De Jokse en Hooidollen 12-hoog te Leeuwarden;
    • Oosterstraat te Witmarsum;
    • Jelmerstraat, Mariënpoort en Snekerstraat te Bolsward;
    • Heerenacker te Gorredijk.

Leefbaarheid

Investeren in leefbaarheid vraagt om voortdurend afwegen en kiezen. Uitgangspunt voor Elkien is dat de huurders prettig wonen en zich in een buurt/woning thuis voelen. Wat “prettig wonen” is, bepalen de bewoners zelf. In 2017 droeg Elkien volop bij aan het versterken van de leefbaarheid in buurten en wijken. Dit alles binnen de kaders van “De Buurt Versterkt” en de kaders die de Woningwet op dit terrein stelt.

Investeringen in leefbaarheid per gemeente

Uitgaven leefbaarheid (x €1000)

Investeringen in leefbaarheid per gemeente
Gemeente M.b.t. Vastgoed M.b.t. Sociaal M.b.t. Relationeel Organisatiekosten Totaal
De Fryske Marren 0 1 1 7 9
Heerenveen 8 8 5 65 87
Leeuwarden 28 83 113 1 033 1 254
Littenseradiel 2 8 8 58 76
Opsterland 16 32 20 245 313
Smallingerland 0 1 1 8 10
Sudwest Fryslan 42 88 61 675 866
Tytsjerksteradiel 0 0 0 2 2
Totaal 96 221 209 2 092 2 618

Straat, buurt, gemeente

Prettig wonen betekent onder andere je veilig voelen in je straat, buurt of gemeente. We werken samen met politie, gemeente en sociale wijkteams aan verbetering van de leefbaarheid en de aanpak van overlastsituaties. De huisvesting van bijzondere doelgroepen is een belangrijk thema in onze gesprekken met maatschappelijke partijen. De rol- en taakopvatting van Elkien is duidelijk: wij werken samen met anderen om problematische huishoudens te begeleiden, zodat zij beter in staat zijn hun eigen leven te organiseren en het woongenot van anderen niet te verstoren.

Wijk en gebiedsteams

De samenwerking tussen Elkien en de wijk- en gebiedsteams is uitstekend, met name bij het gezamenlijk oppakken van meervoudige probleemsituaties en het voorkomen van huisuitzettingen. Gezamenlijk een huisbezoek afleggen is daarin een belangrijke stap. Het wijk- of gebiedsteam heeft de regie en zet de lijnen uit. Daarbij is het uitgangspunt: één plan met één hulpverlener per gezin. Mocht de zaak niet tot het gewenste effect leiden of de veiligheid is in het geding, dan wordt de regie overgedragen aan het Veiligheidshuis Fryslân.

Overlast

In de algemene huurvoorwaarden van Elkien is opgenomen dat de huurder de omwonenden geen last mag bezorgen. Ook staat er in dat de verhuurder de huurder een prettig woongenot dient te bieden. De huurder die een beroep doet op zijn woongenot door een melding in te dienen over de buren vanwege overlast, kan Elkien vragen om bemiddeling. De bemiddeling houdt in dat er een gesprek plaatsvindt met de overlastgever of dat er een brief wordt verzonden. Bij aanhoudende klachten kan Elkien de samenwerking zoeken met de wijkagent of de wijk-/gebiedsteams. Elkien heeft in 2017 in totaal 881 meldingen geregistreerd. De meest voorkomende meldingen gaan over geluidsoverlast. Het aantal geregistreerde overlastmeldingen was in 2016 907.

Hennepconvenant

In 2013 hebben diverse partijen een convenant ondertekend en in 2016 is dit herbevestigd, om de hennepteelt in particuliere panden integraal aan te pakken. Door de ondertekening van het convenant is het mogelijk om als partijen onderling informatie te delen om de kwekers aan te pakken. Een hennepkwekerij zorgt vaak voor gevaarlijke situaties in bewoonde gebieden. Ook gaat een hennepkwekerij gepaard met andere criminele activiteiten zoals het aftappen van stroom. Alleen door samenwerking kunnen de convenantpartners de kwekers integraal aanpakken. Op initiatief van de politie hebben diverse noordelijke corporaties en nutsbedrijven het convenant getekend. Over het afgelopen jaar zijn binnen het bezit van Elkien 6 hennepkwekerijen ontmanteld. De bewoners zijn vervolgens gesommeerd de woning te verlaten.

Ontruimingen

Het voorkomen van huurachterstanden is essentieel in het voorkomen van probleemsituaties en huisuitzettingen. Elkien wijst daarom de huurder in een zeer vroeg stadium op de betalingsachterstand. Daarbij wordt, indien nodig, de samenwerking met de wijk- en gebiedsteams gezocht. In enkele gevallen komt het voor dat er geen mogelijkheden zijn om de achterstand in te lopen en wordt middels een gerechtelijke procedure de huurovereenkomst ontbonden. Naast huisuitzettingen op basis van huurachterstanden, vinden ook huisuitzettingen op grond van overlast en de opiumwetgeving plaats.

 

Aantal ontruimingen

Aantal ontruimingen
Jaar Ontruimingen   Bijzonderheden  
2017 29   1 overlast, 1 onrechtmatige bewoning en 6 hennep  
2016 28   1 hennep  
2015 32   1 overlast  
2014 31   2 overlast  
2013 34   1 overlast  

Klachtbehandeling

Jaarlijks zijn er huurders die een klacht indienen bij de klachtencommissie van Elkien. Als dat gebeurt, proberen wij de klacht altijd eerst in overleg met de desbetreffende huurder(s) op te lossen. Lukt dit niet, dan handelt de klachtencommissie dit geschil verder af. In totaal zijn er 16 klachten door Elkien zelf afgehandeld. In 2017 heeft de commissie één klacht behandeld.

De klachtencommissie bestond in 2017 uit de heer Roescher (Leeuwarden, voorzitter), de heer Van de Werf (Heerenveen) en mevrouw Holwerda (Harlingen). De commissie werkt volgens een reglement dat in samenwerking met de huurdersorganisaties is opgesteld.

Overzicht klachten 2010 tot en met 2017

  • 2010:     6 klachten            -             3 behandeld door klachtencommissie
  • 2011:     8 klachten            -             2 behandeld door klachtencommissie
  • 2012:     16 klachten          -             2 behandeld door klachtencommissie
  • 2013:     13 klachten          -             2 behandeld door klachtencommissie
  • 2014:     9 klachten            -             0 behandeld door klachtencommissie
  • 2015:     2 klachten            -             2 behandeld door klachtencommissie
  • 2016:     7 klachten            -             0 behandeld door klachtencommissie
  • 2017:     17 klachten          -             1 behandeld door klachtencommissie

Wonen en zorg

Binnen het prestatieveld ‘Wonen en Zorg’ kiezen wij voor activiteiten die dicht bij onze verantwoordelijkheid en kerntaken liggen. Zo dragen wij via ons vastgoed en via samenwerking met partners bij aan het welzijn van de groeiende groep ouderen. Wij investeren in onze woningen voor de bewoners en in huisvesting van de organisaties die zorgcliënten bedienen. Elkien neemt geen verantwoordelijkheden op het gebied van zorg en welzijn over.

Ontwikkelingen

De extramuralisering van zorg verlenende organisaties wordt zichtbaar voor Elkien. Cliënten met een zorgzwaartepakket 1, 2 of 3 en 50% van de cliënten met een zorgzwaartepakket 4 hebben niet langer een verblijfsindicatie. De toestroom in onze reguliere huurwoningen is hierdoor vergroot; Elkien heeft meer zorgbehoevende huurders. In 2017 hebben we voor de eerste complexen in ons bezit de kwaliteit ‘zorgklaar’ uitgewerkt. Realisatie vindt in 2018 plaats.

Elkien heeft steeds meer te maken met huurders met verward gedrag. Elkien is uitgenodigd om de corporaties te vertegenwoordigen in de adviesraad van het Veiligheidshuis om de lijnen korter te krijgen. Daarnaast is in overleg met het Veiligheidshuis het project Onconventioneel Wonen opgestart. Met Onconventioneel Wonen wil Elkien huurders die moeite hebben om overlast gevend gedrag aan te passen, een volwaardige woonplek bieden zodat iedere huurder naar tevredenheid kan wonen. Elkien heeft het besluit genomen om een pilot te starten voor deze doelgroep. Tevens is dit onderwerp van gesprek in de prestatieafspraken. 

Nultredenwoningen

Elkien verhuurt ook woningen waar andere zorginterventies eenvoudig mogelijk zijn, zoals nultredenwoningen en aanleunwoningen. Op 31 december 2017 hadden wij 6.537 nultredenwoningen in bezit.

Multifunctionele accommodaties

Multifunctionele accommodaties spelen een belangrijke rol in de leefbaarheid van dorpen en wijken. Ze zijn de centrale plek voor groepsactiviteiten in een dorp of wijk en daarmee ook dé plek waar inwoners elkaar ontmoeten. Elkien wordt regelmatig gevraagd mee te denken over of een bijdrage te leveren aan de nieuw- of verbouw van dit soort gebouwen. Met de intreding van de Woningwet 2015 investeert Elkien niet meer in multifunctionele accommodaties. Wel is geïnvesteerd in wonen en zorg in onze huurwijken. In januari 2018 is het multifunctionele gebouw ten behoeve van huurders in de aanleunwoningen in Gorredijk opgeleverd. Hiermee heeft Elkien samen met ZuidOostzorg een alternatief voor het verzorgingshuis dat gesloopt wordt, geboden. In de gemeente SúdWest Fryslân is Elkien in gesprek met Patyna en de gemeente om wonen met zorg te organiseren, door middel van het maken van sociale bestemmingsplannen. Randvoorwaarde hierbij is dat de bevolking hieraan een bijdrage levert.

Stichting GEEF

Stichting GEEF staat voor Gezondheid-, Expertise- en Educatiecentrum Friesland. Stichting GEEF is in 2007 opgericht door drie partijen: de KwadrantGroep, De Friesland Zorgverzekeraar en Elkien. Inmiddels heeft Stichting GEEF 18 participanten. Vanuit Stichting Geef participeert Elkien in het opstellen van de Zorgatlas, tezamen met 12 andere corporaties en 10 zorgorganisaties. In de Zorgatlas wordt in kaart gebracht hoe het veranderende landschap van zorgvastgoed in vraag en aanbod er uit ziet. Daarnaast levert Elkien in dit verband kennis aan ten behoeve van de ontwikkeling van expertise en innovatieve diensten en producten die te maken hebben met domotica, (zorg)technologie en ziektepreventie voor senioren.

Samenwerking met Patyna

De samenwerking met de zorginstelling Patyna, vooral werkzaam in Súdwest-Fryslân, is vastgelegd in een overeenkomst en er is een lijst van projecten en gebiedsontwikkelingen waar wij samen aan werken.

Financiële continuïteit

Elkien is een financieel gezonde organisatie en dat houden we graag zo. Wij zetten ons geld in voor het uitvoeren van onze kerntaak: de verhuur van betaalbare, duurzame woningen voor mensen met een bescheiden inkomen.

Financiële sturing

Bij Elkien is financiële sturing gericht op het bereiken van de primaire doelen. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

  • de financiële continuïteit van Elkien;
  • de optimale financieringsstructuur en daaruit voortvloeiende rentekosten, gebaseerd op het gewenste risicoprofiel;
  • efficiëntie van bedrijfsvoering.

 

Continuïteit

Financiële continuïteit is belangrijk voor het waarmaken van onze missie om de realistische buur(t)corporatie te zijn voor beter wonen in Fryslân. Geld is daarbij onmisbaar. Om financieel gezond te blijven, voert Elkien een actief financieel beleid met betrekking tot de kasstromen in de komende tientallen jaren. De samenhang tussen huurontwikkeling, bedrijfskosten, heffingen en rentekosten, gerelateerd aan de investeringsvolumes, speelt daarbij een belangrijke rol. De begroting 2018, de meerjarenbegroting 2018-2022 en de periode daarna staan in het teken van beheersing van inkomsten en uitgaven. Doelen die we daarbij voor ogen hebben, zijn dat Elkien haar maatschappelijke kerntaak blijft uitvoeren, de beschikbare middelen optimaal besteedt, de middelen inzet waar dat het meest nodig is én daarover op adequate wijze verantwoording aflegt. Elkien kiest ervoor om haar maatschappelijke rol te benadrukken en blijvend te voorzien in betaalbare huurwoningen in ons kerngebied. 

Om de huurverhoging zo laag mogelijk te houden, beperken we waar mogelijk onze eigen bedrijfskosten. ‘Geen verrassingen’, is daarbij het devies. Daarom monitoren we onze uitgaven en houden ons ‘huishoudboekje’ in alle opzichten goed in de gaten. Dit doen wij onder andere door iedere twee maanden hierover te rapporteren, zowel intern als ook aan de Raad van Commissarissen. De meerjarenbegroting 2018-2022 monitoren wij aan de hand van de parameters in het financieel sturingskader en dit bepaalt mede de koers voor het meerjarige beleid op het gebied van huur, onderhoud, bedrijfskosten en de transformatie in de vastgoedportefeuille. Het financieel sturingskader dat Elkien hanteert, richt zich erop om minimaal aan de eisen te voldoen die de Autoriteit woningcorporaties (Aw) en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) stellen. Bovenop deze minimale financiële normen van deze externe toezichthouders hanteert Elkien een marge om risico’s te kunnen opvangen.

Beoordeling toezichthouders

  • Autoriteit Woningcorporaties (Aw)

De Aw beoordeelt de financiële situatie van woningcorporaties op zes terreinen die van invloed zijn op de financiële continuïteit van een corporatie. Dit betreft:

- kwaliteit van de financiële verantwoording;
- behoud van maatschappelijk gebonden vermogen;
- financieel risicobeheer;
- liquiditeit;
- solvabiliteit;
- draagkracht vermogen.

De Aw heeft aangegeven de oordeelsbrieven in het voorjaar aan te leveren. De financiële beoordeling van Elkien door de Aw laat dus nog even op zich wachten.

  • Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW)                                                                                                                                             

Elkien voldoet aan de kredietwaardigheidstoets die het WSW eist voor borging van financiering.

Besteding middelen in het belang van de volkshuisvesting

Wij hebben onze middelen in 2017 uitsluitend besteed in het belang van mensen met een laag inkomen in ons werkgebied door te zorgen voor betaalbare, goede huisvesting. Daarnaast droegen we bij aan terugdringing van het tekort op de rijksbegroting en hielpen we de (financiële) problemen van andere sociale verhuurders in Nederland op te lossen.

Marktwaarde

Elkien waardeert haar vastgoed op basis van marktwaarde in verhuurde staat. Waarderen tegen actuele waarde leidt naar onze mening tot een goed inzicht in de reële waarde van het vastgoed (en dus ook in de vermogenspositie) en daarmee in de volkshuisvestelijke mogelijkheden van Elkien. Het verschil van € 536 miljoen tussen de marktwaarde van € 1,57 miljard en de bedrijfswaarde van € 1,04 miljard, wordt vooral veroorzaakt doordat in de bedrijfswaarde gerekend wordt met eigen exploitatiecijfers zoals huur, beheer, onderhoud, verkoop en woningverbetering, terwijl in de marktwaarde gerekend wordt met marktconforme normen.

Investeringen

  • Kader vastgoedprojecten

Bij investeringen in vastgoedprojecten kijken we of ze passen binnen de plannen voor de ontwikkeling van de portefeuille (die we met onze stakeholders hebben afgestemd) en of deze projecten geld (gaan) opleveren. Daarmee bedoelen we niet dat we het onderste uit de kan willen halen of gaan voor maximaal rendement, maar wel dat we een financiële ondergrens formuleren om zeker te weten dat we én voldoende goede sociale huurwoningen beschikbaar hebben én altijd genoeg armslag hebben om de financiële continuïteit van Elkien blijvend te garanderen. Daarom vallen keuzes in verschillende regio’s soms ook anders uit.

  • Overzicht onrendabele investeringen

Bij nieuwbouw van een woningcomplex spreken we van een onrendabel deel wanneer de getaxeerde marktwaarde lager is dan het geïnvesteerde bedrag. Dit onrendabele deel brengen we als bijzondere waardeverandering in mindering op de boekwaarde van het betreffende complex. 

Onrendabele investeringen 2017

Onrendabele investeringen 2017
Overzicht onrendabele investeringen 2017    
(x € 1.000)    
Onrendabele investeringen woningverbetering                                    44 488
Onrendabele investering nieuwbouw grondquote   8 955
Oplevering nieuwbouw 2017                                                                                               7 699
Opleveringen nieuwbouw na 2017   16 962
Totaal onrendabele investeringen                                                              78 108

Liquiditeitsrisico’s en derivaten beheersbaar

Elkien koos in het verleden voor het gebruik van derivaten. Dat zijn zogeheten swaps die gekoppeld zijn aan leningen. De swaps zorgen ervoor dat we langjarig een stabiele en lage rente betalen. Dit is belangrijk omdat we het vastgoed waarin we investeren minimaal 50 jaar moeten financieren. Onverwachte rentestijgingen kunnen de continuïteit van de corporatie in gevaar brengen. Met swaps beschermen we ons daartegen. We weten dus waar we aan toe zijn en voorkomen zo verrassingen. Speculatie met swaps is – ook in onze statuten – uitgesloten!

Het gebruik van derivaten met ‘Credit Support Annex’ (CSA) kent een liquiditeitsrisico, namelijk dat bij rentestijgingen en rentedalingen over en weer liquiditeiten gestort moeten worden tussen Elkien en de betreffende bank. Dit zijn de zogenaamde margin calls. Elkien houdt in het kader van risicomanagement voldoende liquiditeitsbuffers aan voor dergelijke situaties. De totale liquiditeitsbuffer van Elkien bedraagt hiervoor € 217 miljoen, terwijl de uitstaande margin calls per 31 december 2017 € 53 miljoen bedroegen.

Uit oogpunt van liquiditeitsrisico hanteert de Aw een stresstest van 1% en van 2% op de actuele marktrente. Elkien voldeed gedurende geheel 2017 zowel aan de stresstest van 1%, als van 2%. De 2% stresstest is onderdeel van de regelgeving die is uitgevaardigd door het Ministerie BZK en op 1 oktober 2012 van kracht werd.

Resultaat 2017

Het resultaat over 2017 is € 2,2 miljoen positief. Dit bedrag wordt toegevoegd aan het eigen vermogen.

Financiële ratio's

Financiële ratio's
WSW-Norm Elkien-Norm 2017 2016
Interest Coverage Ratio (ICR) > 1,4 > 2,0 2,6 2,5
Debt Service Coverage Ratio (DSCR) > 1,0 > 1,2 1,5 1,4
Loan to Value (o.b.v. bedrijfswaarde) < 75% < 70% 58% 56%
Loan to Value (o.b.v. marktwaarde) n.v.t. < 60% 38% 41%
Solvabiliteit (o.b.v. bedrijfswaarde) > 20% > 30% 43% 48%
Solvabiliteit (o.b.v. marktwaarde) n.v.t. > 50% 61% 60%
Dekkingsratio < 50% < 40% 29% 31%
Efficiency ratio n.v.t. < 50% 43% 45%

Geconsolideerd kasstroomoverzicht

Geconsolideerd kasstroomoverzicht
Bedragen x € 1.000 2017 2018 2019 2020 2021 2022
Huurbaten  116 207   116 506   117 309   116 657   116 044   115 161 
Vergoedingen servivekosten  5 764   5 165   4 910   4 826   4 734   4 629 
Overige bedrijfsopbrengsten  495   290   276   272   266   260 
Rente-ontvangsten  ‑2   0   0   0   0   0 
Totaal operationele ontvangsten  122 464   121 961   122 495   121 755   121 044   120 050 
             
Personele lasten  12 145   11 384   11 436   11 442   11 416   11 325 
Instandshoudingsonderhoud  19 213   21 961   21 975   21 951   21 888   21 699 
Overige bedrijfslasten - intern beïnvloedbaar  11 112   11 834   11 090   11 043   10 970   10 859 
Overige bedrijfslasten - extern niet-beïnvloedbaar  7 886   7 874   7 665   7 616   7 544   7 446 
Leefbaarheid  510   602   572   562   551   539 
Lasten servicecontracten  4 856   5 120   4 391   4 316   4 233   4 140 
Rente uitgaven  21 212   22 176   23 667   24 475   25 715   25 473 
Heffingen  10 278   11 781   10 522   10 844   11 420   11 718 
Vennootschapsbelasting  0   0   0   0   0   0 
Totaal operationele uitgaven  87 212   92 732   91 318   92 249   93 737   93 199 
             
Totaal operationele kasstroom  35 252   29 229   31 177   29 506   27 307   26 851 
             
Verkoopopbrengsten bestaand bezit  36 218   44 775   59 281   63 644   78 996   74 791 
Verkoopopbrengsten kavels  1 132   469   1 145   0   0   0 
Totaal ontvangsten investeringsactiviteiten  37 350   45 244   60 426   63 644   78 996   74 791 
             
Nieuwbouw huurwoningen  13 564   37 214   29 282   30 372   26 773   21 323 
Woningverbetering  42 131   76 277   45 092   47 136   41 902   38 888 
Sloopuitgaven  2 010   3 340   2 710   2 444   2 970   2 688 
Overige investerings kasstromen  1 029   1 750   1 785   1 821   1 857   1 903 
Des - investeringskasstromen FVA  ‑13 850   ‑2 019   ‑1 095   ‑910   ‑863   ‑863 
Totaal uitgaven investeringsactiviteiten  44 884   116 562   77 774   80 863   72 639   63 939 
             
Totaal kasstroom investeringsactiviteiten  ‑7 534   ‑71 318   ‑17 348   ‑17 219   6 357   10 852 
             
Nieuwe leningen  26 205   62 574   11 966   6 327   0   0 
Aflossing leningen  62 029   21 400   23 830   17 820   3 426   25 435 
Totaal kasstroom investeringsactiviteiten  ‑35 824   41 174   ‑11 864   ‑11 493   ‑3 426   ‑25 435 
             
Mutatie in liquide middelen  ‑8 106   ‑915   1 965   793   30 239   12 271 
             
Stand Liquide middelen 01-01  28 006   19 900   18 985   20 950   21 743   51 982 
Stand Liquide middelen 31-12  19 900   18 985   20 950   21 743   51 982   64 253 

Interne beheersing en risicomanagement

Elkien heeft voortdurende aandacht voor de verbetering van haar interne beheersing. Om de missie en strategie te realiseren, hanteren wij een integrale set aan interne beheersingsmaatregelen, ons management control systeem. 

De uitwerking van alle onderdelen van het management control systeem en de samenhang daarin is beschreven in het Management Control Framework van Elkien. Het laat zien hoe de diverse planning- en beleidsdocumenten procesmatig aan elkaar worden verbonden en hoe de koppeling wordt gemaakt tussen de strategie en de implementatie daarvan op de werkvloer.  De kern van dit systeem is de planning & control cyclus. Daarnaast vormt het risicomanagement een belangrijk onderdeel van het management control systeem. We maken hierbij onderscheid tussen tactische en operationele risico’s enerzijds en strategische risico’s anderzijds.

Tactisch en operationele risico’s

De tactische en operationele risico’s worden beheerst binnen de processen, waarbij periodieke monitoring plaatsvindt met behulp van de Risk Management Tool van Elkien. Enkele specifieke risico’s voor 2017 zijn:

  • Financiële verslaglegging

Elkien heeft bij de bepaling van de belastinglast en -latenties in de jaarrekening een aantal standpunten ingenomen die bij de aangifte over de betreffende verslagjaren door de Belastingdienst zullen worden getoetst. Deze standpunten kunnen mogelijk tot een discussie met de Belastingdienst leiden, met als gevolg dat de fiscale last over 2017 en voorgaande jaren nog wijzigingen ondergaan en belastinglatenties een andere waarde kennen.

Elkien heeft recentelijk bezwaar ingediend tegen de correctie die de Belastingdienst heeft gedaan ten opzichte van de ingediende aangifte vennootschapsbelasting 2014. De correctie betreft de verwerking van de herstructurering van derivatenposities in 2014. Elkien heeft de afkoopsommen fiscaal direct ten laste van het resultaat gebracht. De Belastingdienst is van mening dat deze afkoopsommen geactiveerd moeten worden om vervolgens hierop af te schrijven. Elkien heeft haar uitgangspunten gedegen onderbouwd en verwacht dat haar standpunt in beroep gevolgd wordt. Indien de rechter Elkien niet in het gelijk stelt, wordt het belastbaar resultaat over 2014 met € 20 miljoen verhoogd.

 

  • Verbetering IT- ondersteuning

We hebben geconstateerd dat de huidige inrichting en IT-ondersteuning van kernprocessen niet voldoende snel bijdraagt aan de digitaliseringsdoelstelling van Elkien. Daarom hebben we in 2017 een externe partij gevraagd een verbeteranalyse uit te voeren gericht op de IT-ondersteuning van processen. Naar aanleiding van deze analyse is een actieplan opgesteld met verbeterpunten zowel op het gebied van IT als op de bedrijfsvoering. Het verbeterplan wordt in 2018 geïmplementeerd.

Strategische risico’s

De strategische risico’s vragen om maatwerk en vormen het primaire aandachtsgebied van directie en management, deze risico’s betreffen met name de volgende aandachtsgebieden:

  • Financiële positie.
  • Verbinding met stakeholders.
  • Informatiebeveiliging.

Hieronder volgt een korte toelichting op deze risico’s en de beheersing daarvan.

Financiële positie

Elkien kent een solide financiële positie welke voortdurend gemonitord wordt aan de hand van ons financieel sturingskader. De bewaking van onze financiële continuïteit staat beschreven in het hoofdstuk financiële continuïteit van dit bestuursverslag. De belangrijkste risico’s ten aanzien van onze financiële positie zijn onze ambitieuze portefeuillestrategie, de financiële relatie met de overheid (wet- en regelgeving) en de rentestand. Deze risico’s worden hieronder toegelicht.

  • Ambitieuze portefeuillestrategie

Elkien streeft naar een grootschalige verduurzaming van de kernvoorraad, om de woonlasten van onze huurders in de toekomst betaalbaar te houden. Aandachtspunt hierbij is de verdere optimalisatie van de ketensamenwerking in combinatie met het tempo van de verduurzaming van de woningportefeuille. Daarom is in 2017 een stappenplan ontwikkeld om de ketensamenwerking door te ontwikkelen.

De verduurzaming wordt deels gefinancierd door verkopen in de gebieden waar wij op termijn krimp verwachten, wij volgen hiermee de vraag van de doelgroep. Onze uitdaging is om de belangen van de kleine kernen te kunnen dienen en tegelijkertijd onze strategie uit te voeren en een financieel gezonde organisatie te blijven. We blijven in verbinding met kleine kernen in ons werkgebied die op termijn te maken hebben met krimp, om deze verwachte krimp samen en in onderlinge afstemming te kunnen absorberen.

De portefeuille ambitie is uitgewerkt in het portefeuilleplan van Elkien en vertaald naar onze tactische en operationele plannen en onze financiële meerjarenprognose. Deze ambitie betekent een forse operationele en financiële opgave voor de komende vijftien jaar, met een verhoogd risicoprofiel. Wij monitoren daarom scherp op de meerjarige financiële ontwikkeling en de ontwikkeling van financieel rendement, waarde en omvang van de leningenportefeuille. We maken alleen harde afspraken voor maximaal 3 jaar vooruit, zodat altijd voldoende ruimte is voor bijsturing.

  • Wet- en regelgeving

De financiële relatie tussen corporaties en overheid krijgt vorm door middel van de vennootschapsbelasting, de verhuurderheffing en saneringsheffing, maar ook door wetgeving rondom huurtoeslag en toewijzingsbeleid. De landelijke politiek heeft daarmee in hoge mate invloed op de mogelijkheid tot het uitvoeren van onze strategie. Elkien anticipeert hierop door politieke ontwikkelingen nauwlettend te volgen zodat hier vroegtijdig op kan worden ingespeeld.

  • Financiering en treasury

Elkien koos in het verleden voor het gebruik van derivaten. Dat zijn zogeheten swaps die gekoppeld zijn aan leningen, zodat we langjarig een stabiele lage rente betalen. Dit is belangrijk omdat we vastgoed waarin we investeren minimaal 50 jaar moeten financieren. Onverwachte rentestijgingen kunnen de continuïteit van de corporatie in gevaar brengen. Met swaps beschermen we ons daartegen.

Een deel van onze derivaten kennen een ‘Credit Support Annex’ (CSA). Dit brengt een liquiditeitsrisico met zich mee, namelijk dat bij rentestijgingen en -dalingen over en weer liquiditeiten gestort moeten worden tussen Elkien en derivatenbanken. Elkien houdt voldoende liquiditeitsbuffers aan voor dergelijke situaties. Bij een gelijkblijvende robuuste liquide derivatenbuffer is in 2017 sprake geweest van een stijgende renteontwikkeling, waardoor de kans op het niet kunnen voldoen aan de liquiditeitsverplichtingen verder is afgenomen. Uit oogpunt van liquiditeitsrisico hanteert de Autoriteit Woningcorporaties een stresstest van 1% en van 2% op de actuele marktrente. Elkien heeft in 2017 ruimschoots voldaan aan de 2% stresstest.

Elkien verwacht voor de eerstkomende jaren een stabiele ontwikkeling van de leningenportefeuille door het beroep op interne financiering. Elkien voldoet aan de kredietwaardigheidstoets die het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) eist voor borging van financiering. Het financieel sturingskader dat Elkien hanteert, is erop gericht minimaal aan de eisen te voldoen die de autoriteit woningcorporaties en het waarborgfonds sociale woningbouw stellen. Wij hanteren bovenop deze minimale financiële normen van externe toezichthouders een veilige marge om risico’s te kunnen opvangen. Voor de borgbaarheid van de financiering beoordeelt het WSW, naast de financiële ratio’s, corporaties aan de hand van de 24 business risks. Elkien stuurt zelf op de uitkomsten van de onderliggende risicovragen en bespreekt dit met het WSW.

Verbinding met stakeholders

Wij beschouwen onze stakeholders, zoals gemeenten en huurdersorganisaties, als partners in de keten die onmisbaar zijn om de belangen van onze huurders te kunnen waarborgen en onze doelen te kunnen bereiken. Veelal zijn dit maatschappelijke doelen en draagt Elkien bij aan het volkshuisvestelijk beleid van gemeenten door het uitvoeren van de prestatieafspraken. Elkien stuurt op het naleven van deze afspraken met onze stakeholders door strakke monitoring met een helder zicht op de financiële ruimte die hiervoor beschikbaar is.

Informatiebeveiliging

Het gebruik van nieuwe technologieën brengt cyber en privacy risico’s met zich mee. In aanvulling hierop leidt striktere regelgeving rondom privacy ertoe dat sterkere controle en bescherming van gegevensverwerking en opslag van persoonsgegevens nodig zijn. Elkien actualiseert hiervoor het informatiebeveiligingsbeleid en verwacht te zullen voldoen aan de relevante wet- en regelgeving die in 2018 in gaat.

 

Corporate Governance

Op Elkien is de Governancecode Woningcorporaties 2015 en Aedescode van toepassing. Wij onderschrijven deze code en laten daarmee zien waar we voor staan en waarop we aanspreekbaar zijn. We laten ook zien dat we kwaliteit bieden en verantwoording willen afleggen aan de huurders binnen ons werkgebied. De Governancecode en Aedescode geven richting aan de wijze waarop bestuur en Raad van Commissarissen functioneren en de wijze waarop zij verantwoording afleggen over hun resultaten.

Elkien heeft de Governancecode Woningcorporaties en de AedesCode uitgewerkt in:

  • de Integriteitscode;
  • de Klokkenluidersregeling;
  • de Reglementen voor de Raad van Commissarissen en zijn vaste commissies;
  • de Profielschets voor de Raad van Commissarissen;
  • de samenstelling Raad van Commissarissen (inclusief rooster van aftreden).

Al deze documenten zijn te vinden op www.elkien.nl.

Bestuur

De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur zijn in de statuten omschreven en nader uitgewerkt in het bestuursreglement. In het verslag Raad van Commissarissen staat informatie over de beloning van het bestuur en eventuele tegenstrijdige belangen.

In 2017 heeft een bestuurswisseling plaatsgevonden. De heer A. Bonnema heeft per 1 juni 2017 Elkien verlaten en mevrouw M. Drijver is voor de periode van 1 juni 2017 tot 1 februari  2018 benoemd als interim directeur-bestuurder. In december 2017 is door de Raad van Commissarissen besloten de heer H. Eppinga te benoemen als directeur-bestuurder van Elkien per 1 februari 2018.

Nevenfuncties en lidmaatschappen

In 2017 oefende de bestuurder de heer Alex Bonnema de volgende nevenfuncties uit:

  1. Voorzitter CDA, afdeling Heerenveen 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (onbezoldigd);
  2. Lid Bestuur Vereniging Circulair Friesland 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (onbezoldigd);
  3. Lid Bestuur / Penningmeester Stichting Gezondheid Expertise en Educatiecentrum Friesland; 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (onbezoldigd);
  4. Lid Adviesraad Stichting Partoer Fries Sociaal Planbureau 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (onbezoldigd);
  5. Lid Raad / Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Driezorg 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (bezoldigd);
  6. Lid Bestuur Stichting de Wissel Vastgoed 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (onbezoldigd);
  7. Lid Raad van Toezicht Dialysecentrum Groningen 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (bezoldigd);
  8. Lid het Friesch kabinet 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (onbezoldigd);
  9. Lid Lighthouse Club, departement Fryslân 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (onbezoldigd);
  10. Lid Club Diplomatique Fan Fryslân 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (onbezoldigd);
  11. Lid het Staverdens Genootschap 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (onbezoldigd);
  12. Lid Münchhausen 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (onbezoldigd).

In 2017 oefende de interim bestuurder mevrouw Margriet Drijver de volgende nevenfuncties uit:

  1. Eigenaar Drijver Advies en Toezicht te Rolde 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (bezoldigd);
  2. Lid bestuur Stichting Geopark de Hondsrug te Borger 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (onbezoldigd);
  3. Lid Raad van Toezicht Stichting Stimuleringsfonds Volkshuisvesting Nederlandse gemeenten te Hoevelaken 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (bezoldigd);
  4. Adviseur van de directie Mainplus BV te Rijswijk 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (bezoldigd);
  5. Lid Raad van Toezicht Stichting Travers te Zwolle 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (bezoldigd);
  6. Visitator Stichting Raeflex te Utrecht 01-01-2017 t/m 31-12-2017 (bezoldigd);
  7. Directeur-bestuurder Stichting Parteon te Wormerveer 01-01-2017 t/m 30-04-2017 (bezoldigd).

Permanente educatie

Bestuurders van woningcorporaties zijn verplicht tot Permanente Educatie. Bestuurders moeten vanaf 1 januari 2015 binnen drie jaar 108 PE-punten behalen. De heer Alex Bonnema heeft in 2016 50 PE punten behaald en in 2017 eveneens 50 PE punten. Mevrouw Margriet Drijver heeft in 2017 48,5 PE punten behaald.

Raad van Commissarissen en zijn vaste commissies

In het jaarverslag Raad van Commissarissen vindt u nadere informatie over de taken en werkwijze van de Raad van Commissarissen, de rol van de voorzitter en de onafhankelijkheid, deskundigheid en samenstelling van de Raad en kerncommissies.

Toepassing van de Governancecode Woningcorporaties 2015

In overeenstemming met de code zijn het bestuur en de Raad van Commissarissen verantwoordelijk voor de governance(structuur) binnen Elkien en leggen hierover verantwoording af. Met de governance(structuur) wordt hier bedoeld het geheel van regels en procedures op basis waarvan Elkien wordt aangestuurd, er toezicht wordt gehouden en er verantwoording wordt afgelegd.

Periodiek stellen bestuur en Raad van Commissarissen de invulling van de governance(structuur) formeel en informeel aan de orde; in het jaarverslag en op de website wordt de manier waarop Elkien invulling geeft aan haar governance(structuur) gepubliceerd.

Bestuur en Raad van Commissarissen hebben kennisgenomen van de code en vastgesteld dat zij de code onderschrijven. Zowel de principes als de daarop gebaseerde best practices en zowel de verplichte (‘pas toe’) als de onverplichte principes (‘pas toe of leg uit’).

Bestuur en Raad van Commissarissen hebben vastgesteld dat slechts één best practice niet wordt toegepast door Elkien. Het betreft best practice 3.3. die betrekking heeft op de benoemingstermijn van de bestuurder de heer Alex Bonnema. De best practice 3.3. is wel toegepast op de bestuurder mevrouw Margriet Drijver.

Ten aanzien van de benoeming van de bestuurder de heer Alex Bonnema is – in afwijking van de wettelijke benoemingstermijn van vier jaar met de mogelijkheid van herbenoeming voor (telkens) vier jaar (WW artikel 25) – gekozen voor een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met een opzeggingstermijn. Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd werd niet in overeenstemming geacht met de lange termijndoelstelling van Elkien. Het werd onwenselijk geacht om de vigerende arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd om te zetten in een overeenkomst voor bepaalde tijd. De heer Alex Bonnema heeft zijn aanstelling als bestuurder en zijn arbeidsovereenkomst met Elkien per 31 mei 2017 beëindigd.

Verbindingen en lidmaatschappen

Bestuurlijke verbindingen

Elkien kent een beperkt aantal verbindingen binnen haar vennootschapsrechtelijke structuur. Dit volgt uit haar verbindingenbeleid welk beleid in overeenstemming is met de intentie van de Woningwet.

Verbindingen Verbindingen

Toelichting

Stichting Elkien is bestuurder en 100% aandeelhouder van Elkien Holding B.V. Elkien Holding B.V. is bestuurder en 100% aandeelhouder van Elkien CPS B.V. Elkien CPS BV is vennoot van de VOF Oppenhuizerweg, opgericht met Bouwfonds Ontwikkeling B.V. en Van Wijnen Projectontwikkeling Noord B.V. ten behoeve van het ontwikkelen, uitvoeren en realiseren van een bouwproject.

De statuten van Elkien Holding BV en Elkien CPS BV zijn conform de Woningwet in 2017 aangepast en goedgekeurd door de Autoriteit woningcorporaties.

Lidmaatschappen

Elkien is lid van:

  • Aedes, de vereniging van woningcorporaties;
  • de Vereniging van Friese Woningcorporaties;
  • de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW);
  •  VNO-NCW: een werkgeversorganisatie;
  • de Nederlandse Vereniging Bestuurders Woningcorporaties NVBW.

Bovendien neemt Elkien deel aan:

  • Fundeon: een organisatie voor stageplaatsen en het ontwikkelen van bouwtalent;
  • Roeg en Roem: een noordelijk kennisplatform voor dorps- en wijkvernieuwing;
  • Stichting GEEF: een platform voor gezondheidsexpertise & educatiecentrum in Friesland;
  • De Vernieuwde Stad: een kennis- en belangenbehartigingsorganisatie voor grotere woningcorporaties in  Nederland.