Voor de honorering van de commissarissen wordt de code voor honorering van commissarissen in woningcorporaties gevolgd. De betalingen in 2017 zijn opgenomen in het overzicht ‘Samenstelling Raad van Commissarissen Elkien’ en in de jaarrekening 2017.

Op de bezoldiging van de bestuurder is de WNT van toepassing. De bezoldigingsafspraken met de heer A. Bonnema zijn gemaakt vóór de inwerkingtreding van de WNT. De Raad van Commissarissen past geen systeem van variabele beloning toe. Overige arbeidsvoorwaardelijke regelingen en kostenvergoedingen volgen de bepalingen uit de CAO woondiensten en de eigen regelingen voor het personeel. Op de bezoldiging van de interim-bestuurder mevrouw M. Drijver is de WNT toegepast.

De heer A. Bonnema was sinds 1 juni 2000 als bestuurder in dienst bij Elkien en haar rechtsvoorgangers. Deze aanstelling van de bestuurder bij Elkien was voor onbepaalde tijd. Dit wijkt af van het bepaalde in best practice 3.3. van de Governancecode 2015. De heer A. Bonnema heeft zijn functie als bestuurder opgezegd vanwege een betrekking elders. Met inachtneming van de gestelde opzeggingstermijn is de functie van bestuurder per 1 juni 2017 vacant gekomen. De Raad van Commissarissen heeft gekozen voor een tijdelijke invulling van het bestuur. Per 1 juni 2017 is mevrouw M. Drijver, na een positieve zienswijze van de Aw, aangesteld tot directeur-bestuurder ad interim van Elkien.

De Raad van Commissarissen heeft de werving van de nieuwe directeur-bestuurder in december 2017 afgerond met het besluit, na ontvangst van een positieve zienswijze door de Aw, tot aanstelling van de heer Harro Eppinga als directeur-bestuurder van Elkien per 1 februari 2018.

Met het vertrek van de huidige bestuurder bij Elkien, heeft de Raad van Commissarissen er voor gekozen om voorafgaand aan de besluitvorming ten aanzien van een nieuw aan te stellen bestuurder en het daartoe vast te stellen profiel, eerst een beslissing te nemen over het toe te passen bestuursmodel. De Raad van Commissarissen vindt het, gegeven de huidige staat van de organisatie, het ambitieniveau en de vigerende strategie, het meest voor de hand liggend om bij de aanstelling van de nieuwe bestuurder in 2018 te kiezen voor een tweehoofdig directieteam op basis van gelijkwaardigheid, waarbij één van de directeuren als statutair bestuurder is aangesteld.

De Raad van Commissarissen is, naast zijn vijf plenaire vergaderingen, verschillende malen bij elkaar geweest, en wel in het kader van vertrek en aanstelling van de directeur-bestuurder, excursies, kennissessies en een zelfevaluatie. In zijn vergaderingen heeft hij zich gericht op:

• de realisatie van de doelstellingen van Elkien;
• de realisatie van haar volkshuisvestelijke opgave;
• de financiële verslaglegging en continuïteit;
• kernwaarden, cultuur, gedrag en samenwerking;
• risicomanagement;
• de naleving van wet- en regelgeving.

Daarnaast heeft de raad ondermeer de volgende onderwerpen besproken of daar goedkeuring aan verleend:

• het volkshuisvestelijk en financieel jaarverslag 2016;
• het jaarplan en begroting 2018;
• de meerjarenbegroting 2018-2022
• het Treasury jaarplan 2017;
• de breakclausules derivaten 2017 en doorzak derivaten BNP;
• het Treasurybeleid;
• het Controlplan 2017;
• de huurverhoging 2017;
• het definitief scheidingsvoorstel DAEB/niet-DAEB
• de nieuwe statuten van de dochterondernemingen Elkien CPS en Elkien Holding BV;
• het addendum reglement Financieel beleid & Beheer;
• werving, selectie en benoeming lid Raad van Commissarissen;
• werving, selectie en benoeming interim-bestuurder;
• werving, selectie en benoeming bestuurder;
• het advies van de OR ten aanzien van de benoeming van beide bestuurders;
• de bezetting van de commissies van de Raad van Commissarissen;
• de Zelfevaluatie van de Raad van Commissarissen;
• het Bod 2018;
• de Prestatieafspraken 2018;
• de verkoop van 142 woningen aan collega corporatie Wonen Noord West Friesland
• de (voortgang) Ketensamenwerking;
• de (voortgang) Portefeuillestrategie;
• de samenwerking met Patyna;
• diverse vastgoedprojecten.

De vergaderingen van de Raad van Commissarissen, de Auditcommissie en de Stakeholderscommissie zijn genotuleerd. Van de vergaderingen van de Remuneratiecommissie zijn actie- en besluitenlijsten opgemaakt.

Het bestuur heeft de Raad van Commissarissen zowel mondeling als schriftelijk regelmatig geïnformeerd over de externe ontwikkelingen, de beoogde doelen en behaalde resultaten. Bij de vergaderingen waren het bestuur, de directie, concerncontroller en bestuurssecretaris van Elkien aanwezig. Ook zijn in en buiten vergadering verschillende presentaties gegeven door medewerkers van Elkien of door experts uit het veld. Er zijn ‘expertbijeenkomsten’ met de raad georganiseerd, onder andere op het gebied van de derivaten en het derivatenbeleid en strategische samenwerking.

Het derivatendossier heeft ook in 2017 bijzondere aandacht gekregen van de Raad van Commissarissen. Elkien heeft actief geanticipeerd op compliance met de beleidsregels derivaten zoals die door het Ministerie van Binnenlandse zaken in 2012 zijn uitgevaardigd. Bij Elkien bestaat het beheersingsinstrumentarium met name uit een liquiditeitenbuffer voor margin calls, afgesproken signaleringsniveaus en dagelijkse actieve monitoring. Daarbij is in 2017 een beleid opgesteld ten aanzien van breakclausules.

De Raad van Commissarissen heeft de ontwikkeling van dit dossier nauwlettend gevolgd, onder meer door zich tweewekelijks uitgebreid schriftelijk te laten voorlichten over de stand van zaken. De Raad van Commissarissen onderzocht met het bestuur en de directie de verruimde mogelijkheden om derivatenportefeuilles af te bouwen binnen de eigen beleidskaders. De gesignaleerde mogelijkheden worden in 2018 verder onderzocht en zo mogelijk geëffectueerd.

Het jaarlijkse overleg met de huurdersorganisaties heeft in oktober plaatsgevonden. Het jaarverslag van Elkien, Nieuw Elan en De Bewonersraad is besproken. Daarnaast is gesproken over hoe te komen tot een constructiever en meer open overleg. Besloten is het overleg met de huurdersorganisaties tweemaal per jaar te laten plaatsvinden, waarvan éénmaal zonder de bestuurder, en een gezamenlijke excursie te organiseren. De huurdersorganisaties zijn daarnaast door de raad betrokken bij het werven van de nieuwe directeur-bestuurder.

Het contact met de Ondernemingsraad is open en constructief. De Raad van Commissarissen heeft in 2017 éénmaal gesproken met de Ondernemingsraad. Het bestuursmodel en de organisatieontwikkeling vormden in deze gesprekken de hoofdonderwerpen. De Ondernemingsraad heeft daarnaast zitting gehad in de wervingscommissie voor de nieuwe directeur-bestuurder en heeft haar advies hierover aan de raad uitgebracht.

In 2017 heeft de Raad van Commissarissen met de accountant gesproken over de jaarrekening 2016. Met de accountant zijn tevens de managementletter 2017 en de algemene ontwikkelingen besproken.

De leden van de Raad van Commissarissen zorgen ervoor voortdurend op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen in de branche en de benodigde kennis en ervaring op te doen. Zo is Elkien lid van de Vereniging Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) en ontvangen de leden de informatie vanuit dit netwerk. Commissarissen nemen tevens deel aan workshops en andere educatiebijeenkomsten. Verder houden de commissarissen vakliteratuur en de media bij. Daarnaast ontvangen de leden van de Raad van Commissarissen relevante en interessante informatie van het bestuur.

In overeenstemming met de best practice ter zake evalueert de Raad van Commissarissen zichzelf jaarlijks. In 2017 heeft de Raad van Commissarissen de zelfevaluatie uitgevoerd onder begeleiding van extern adviseur de heer J. van Maanen van Strategic Management Centre. De leden van de raad hebben hiertoe intensief met elkaar en met de bestuurder gesproken. Op basis van de uitkomsten van deze gesprekken is een actielijst vastgesteld in de vergadering van de raad van december 2017. De uitvoering van de actiepunten vindt plaats in 2018.

De Raad van Commissarissen heeft drie vaste commissies: de Auditcommissie, de Remuneratiecommissie en de Stakeholderscommissie. De commissies zijn belast met het voorbereiden van het toezicht van de Raad van Commissarissen op het bestuur van Elkien. In november 2017 is besloten om de commissies uit twee leden te laten bestaan. Hiermee wordt  voorkomen dat er een te dominante rol van de commissiebehandeling met drie personen ten opzichte van de plenaire behandeling met vijf personen ontstaat. 

De Auditcommissie bereidt het toezicht van de Raad van Commissarissen voor op het gebied van de financiële informatieverschaffing, het systeem van interne beheersing en controle van risico’s, het controleproces van de accountant, het Treasurybeleid en de naleving van wet- en regelgeving.

In 2017 bestond de Auditcommissie uit de heer E. Wind (voorzitter), de heer G.P. Vermeulen en de heer A. Vlaskamp. In november 2017 is besloten de commissie uit twee leden te laten bestaan. De heer Vlaskamp is derhalve teruggetreden uit de Auditcommissie. De vergaderingen van de Auditcommissie worden bijgewoond door de bestuurder, directeur, concerncontroller en bestuurssecretaris. De accountant was tweemaal bij de vergadering aanwezig, namelijk bij het bespreken van het Jaarverslag 2016 en bij het bespreken van de Managementletter 2017.

De Auditcommissie vergaderde vijf keer in 2017. De volgende onderwerpen kwamen in de vergaderingen aan bod:

• het Volkshuisvestelijk verslag en het Jaarverslag 2016;
• het Controlplan 2017;
• het Treasuryjaarplan 2017;
• de periodieke financiële rapportages;
• het Jaarplan 2018 met daarin begrepen de begroting 2018;
• het overleg met externe toezichthouders;
• het solvabiliteits- en continuïteitsoordeel ILT;
• ontwikkelingen met betrekking tot derivaten en het breakplan;
• splitsing van de DAEB- en niet-DAEB activiteiten;
• het Addendum Reglement Financieel beleid & beheer;
• de risicoanalyse WSW;
• diverse vastgoedprojecten.

De Remuneratiecommissie bereidt het toezicht van de Raad van Commissarissen voor op het gebied van benoeming, bezoldiging en beoordeling van het bestuur (werkgeversrol). Verder formuleert en onderhoudt de commissie de profielschets van de Raad van Commissarissen. In 2017 bestond de remuneratiecommissie uit de heer J. Cooijmans (voorzitter) en de heer A. Vlaskamp (lid).

De Remuneratiecommissie heeft in 2017 tweemaal vergaderd. Daarnaast heeft de remuneratiecommissie meerdere keren overleg gevoerd met betrekking tot het vacant zijn van de functie van bestuurder en de werving en selectie van een nieuwe bestuurder en lid van de Raad van Commissarissen.

De volgende onderwerpen kwamen aan bod:

• de afronding en beoordeling vertrekkende bestuurder;
• de bestuurlijke interim-periode en werving interim-bestuurder;
• de werving en benoeming beide nieuwe bestuurders;
• de werving en benoeming nieuwe commissaris;
• de inrichting van de topstructuur;
• de verhouding Raad van Commissarissen en zijn vaste commissies;
• de voorbereiding van de zelfevaluatie van de Raad van Commissarissen.

De Stakeholderscommissie bereidt het toezicht van de Raad van Commissarissen voor op het gebied van de verhouding tussen Elkien en haar stakeholders.

In 2017 bestond de commissie uit de heren J. Cooijmans (voorzitter), E. Wind en G.P. Vermeulen. In november 2017 is besloten de commissie uit twee leden te laten bestaan. De heren Wind en Vermeulen zijn derhalve teruggetreden uit de Stakeholderscommissie en mevrouw M.P. Sulter-Zeinstra is toegetreden. Naast afstemmingsmomenten tussen bestuur en voorzitter vergaderde deze commissie drie keer in 2017. In de vergaderingen zijn de volgende onderwerpen besproken:

• de voortgang prestatieafspraken en bod 2018;
• de plattelandscoöperatie;
• KienCityLab;
• 100 jaar Elkien;
• de follow-up van de visitatie;
• de maatschappelijke initiatieven;
• het strategisch partnerschap.

Elkien heeft een integriteitscode en klokkenluidersregeling. Daarmee volgt Elkien de Governancecode Woningcorporaties. Integriteit en voorkomen van fraude zijn ook onderwerpen in de functioneringsgesprekken. Tevens heeft Elkien een regeling voor ongewenst gedrag en zijn drie vertrouwenspersonen benoemd.

De Raad van Commissarissen heeft blijvende aandacht voor integriteit. Naast de aanwezigheid van regelingen en protocollen, krijgt ook uitdrukkelijk de ‘zachte kant’ van integriteit alle aandacht van de Raad van Commissarissen. Hij onderkent het belang hiervan en stimuleert de daarbij passende cultuur en gedrag binnen Elkien.

De Raad van Commissarissen stelt vast dat hij in 2017 geen zaken heeft gesignaleerd, welke kunnen worden beschouwd als schendingen van integriteit of belangenverstrengelingen.

De Raad van Commissarissen stelt vast dat noch het bestuur, noch leden van de Raad van Commissarissen nevenfuncties vervullen, welke onverenigbaar zijn met hun bestuurs- respectievelijk hun toezichthoudende taak.

De Raad van Commissarissen is verplicht om over de jaren 2016 en 2017 minimaal 10 PE-punten te behalen.

Onderstaand de behaalde PE punten per commissaris:

De Raad van Commissarissen is zich terdege bewust van zijn rol en verantwoordelijkheden: niet alleen binnen Elkien maar eveneens in maatschappelijk perspectief: nu en in de toekomst. De Raad van Commissarissen spreekt zijn dank en waardering uit aan alle medewerkers, management, directie en bestuur voor hun inzet en betrokkenheid bij de ontwikkeling van Elkien, haar huurders en stakeholders.

Een bijzonder woord van dank gaat, na een dienstverband van 17 jaar, uit naar de op 1 juni 2017 vertrokken bestuurder Alex Bonnema. Mede dankzij zijn niet aflatende gedrevenheid en gezonde ambitie als bestuurder van Elkien en haar rechtsvoorgangers is Elkien, nu in alle opzichten een trots en gezond bedrijf, met een volkshuisvestelijk vooraanstaande positie in Friesland.

Heerenveen, juni 2017 

Namens de Raad van Commissarissen van Elkien,

De heer A. Vlaskamp,

Voorzitter